ミルク48,000本支援はあっという間だった

 

 

不安すら感じることができなかった2週間でした。前回は金額にフォーカスして総括しましたが、今回は準備だったり流れをまとめていきます。もし今後、たくさんの物資支援を少数精鋭でしようと考える方は参考になるかもしれませんね。それ以外の人で、興味ある人も読んでみてください。(興味ない人はマジで時間のムダっす)とりあえず一番下までスクロールして、結論だけ読むのをお勧めします。

(コロナ禍になってからこういった活動もしていたというのが前段になります、よければそちらもご一読ください)

 

江崎グリコさんから、この前段活動でとりおこなった多胎家庭へのアンケート結果を受けて、液体ミルクを多胎家庭へ応援物資として取り扱えないだろうかという連絡が、NPO法人つなげるにありました。その申し出に、当団体代表がすぐ返事をして、全国の多胎家庭へお届けする役割を引き受けることになりました。これが、正式に決定したのが、5月10日前後です。

5月11日(月)
48,000本であること、賞味期限が2020年6月6日であることを連絡を頂く⇒なんとなく構えていたのが、数字に超絶びっくり⇒NPO法人つなげるとして、これまでにまだ出会っていない多胎家庭(ママ・パパ)との接点ができるため、未来にどうつなげるかを考える⇒ふたごのまち構想を伝えることに決定⇒チラシデザインを考え始める

5月12日(火)
3人でほぼ丸1日ZOOMつなぎっぱなしでコミュニケーション⇒どんな単位でお届けするのか、段ボールなどの梱包費用を1箱500円もらうこと、決済方法にPayPal導入、申込フォーム作成、48000本届けるための発信を多胎サークル等を運営している方々に協力要請を決定

5月13日(水)
江崎グリコさんのご担当者の方とオンラインMTGで、正式にGOサインを頂く⇒申込フォーム内の最終化、決済方法と申込フォームの連動確認、協力要請時の案内文作成&SNS発信、応援物資活動のアイコン画像の制作、「協力するよー」といち早くメールいただいた方々に返信作業(36名)

5月14日(木)
午前3時33分に正式に協力要請メールを送信(その中には、シェアしてほしい文面およびアイコン画像、申込URLを記載)、当法人代表の自宅に第1便の4800本到着、同日『ふたごのへや』内で先行申込スタート⇒申込フォーム、PayPal決済が無事に稼働していてホッとする(この日から1週間メール送受信と格闘することになる)

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5月15日(金)
申込が一般スタート、協力者から各自情報シェア開始、続々と申込・問い合わせがスタート、問い合わせ対応が大変なことにいまさら気づく
【申込者数160名、メール送信数165件】

5月16日(土)
第2便がNPO法人つなげる事務所内に7200本到着、チラシの完成、ラクスルへ入稿、コーナンに買い出し(プチプチロールを5本購入し、乗用車がプチプチでうまる事件発生)、ヤマト運輸さんのビジネスメンバーズ登録(これで着払伝票のインクジェット印刷が可能に、このサービスなかったらまじで無理だった)当法人代表の梱包作業が神がかりになる(まじで早いんですよねあの人)
【申込者数98名、メール送信数39件、発送数47名分】

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5月17日(日)
当法人代表宅にある4000本の梱包作業、14時から3名で実施、①プチプチ切る人・②液体ミルク梱包する人・③ガムテープと伝票シール貼る人と作業分担して、14時から17時ごろまで作業
【申込者数35名、メール送信数18件、発送数30名分】

5月18日(月)
黙々と梱包作業および問い合わせ対応(このとき、梱包している人を昭和の働き方・パソコンで問い合わせしている人を平成の働き方、という揶揄をする)、前日にプチプチを大量に切ってもらっていたのでとてつもなく作業がはかどり、5月16日に到着した分すべての梱包が完了
【申込者数22名、メール送信数27件、発送数63名分】

5月19日(火)
第3便納入14,400本(この時点でまだ半分の納入、これはここでやるのは限界だ)⇒尼崎市中小企業センターの創業支援オフィスABiZに連絡(NPO法人つなげるはここの卒業生)、尼崎市開明庁舎1Fにあるなないろカフェ横のABiZサテライトオフィスを使うことはできないか打診(急な依頼で、役所関連すべてコロナで忙殺されている中で、その日の夕方に回答もらい、即日OK、ほんとうにありがとうございました)、そこから納入先の変更依頼を江崎グリコさんのご担当者に連絡(5月21日からそっちにお引越し)
【申込者数26名、メール送信数14件、発送数50名分】

5月20日(水)
前日に手配していた段ボールが到着、せっせと梱包作業、前日までに申込総数332名、総お届け予定数36、396本で、少しリアクションが悪く次の手が必要かもと思っていた⇒認定NPO法人育て上げネット代表の工藤さんに「あと1万本分ある」というツイート(このツイートは、1万を超えるリツイート・3千をこえるイイね獲得)をあげてもらったことをきっかけに、ペースが復調
【申込者数80名、メール送信数25件、発送数40名分】

 

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5月21日(木)
上記カフェのおとなりにお引越し、第4便は4800本、この日は引越しのあいさつと荷下ろしを早々にすませ、事務所に残っている物資をせっせと梱包作業、この日にヤマト運輸さんの担当者から事業所内からインクジェット紙の在庫がなくなったと一報(やばい、伝票印刷じゃなくなったら、効率性が半端なく下がる!!とちょい焦る)、そして急ぎ整えたPayPal決済の本人確認手続きがうまくいかず口座凍結(いまはもちろん大丈夫)、銀行振込もOKに切り替え(プラスPayPay決済も)
【申込者数80名、メール送信数25件、発送数40名分】

5月22日(金)
朝一に前日届いた分を手際よく(いや実際には少々内紛しつつ・・)梱包し、第5便(最終)15、240本分が到着(まじでこっちに場所移して正解、このアイデアも当法人代表のひらめき)⇒すげー量だなと思いながら荷下ろし(開明庁舎内で別作業をしているおじさまに15分ほどお手伝いももらいました、なんて神対応なんだ!)、そしてせっせと梱包作業、このスペースを貸してもらっているABiZの担当者に協力もいただきました。
【申込者数0名、メール送信数11件、発送数29名分】

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5月23日(土)
この日は3名の協力者が集結!、前日に買い足したプチプチロールを切り切り・チラシセットの準備・梱包作業と完璧な作業分担、段ボールの到着が予定よりもずれこんだけれど当日結成したとは思えないチームワークであっという間の作業(マスクしながらやってるからレディース感半端ない!)
【申込者数15名、メール送信数33件、発送数115名分】

5月24日(日)
この日はカフェがお休みなので、作業もお休み。重複している申込やキャンセルなどがあるので、送り状やメール・申込情報をすべて突合させて、申込フォーム内の在庫情報を最新化
【申込者数0名、メール送信数2件、発送数0名分】

5月25日(月)
この日がカフェとなりでの最終作業日、やっている最中はあっという間(振り返っているこの文章書いているとけっこう忙しかったなと自画自賛)
【申込者数5名、メール送信数5件、発送数17名分】

5月26日(火)・28日(木)
もはや作業はなく、決済確認が取れればヤマト運輸さんに来てもらい、発送手配
【申込者数1名、メール送信数5件、発送数7名分】

と、約2週間の作業の振り返りです。これ書くだけで2時間以上かかってるし・・・。

※今回使用したシステム・ツール※
申込フォーム:フォームズ
決済ツール:PayPal、銀行振込、PayPay
発送:ヤマト運輸
伝票印刷:ヤマトビジネスメンバー内の送り状発行システムB2クラウド
情報管理:EXCEL
発信ツール:ホームページ(ワードプレス)、Instagram、Twitter、FaceBook

※汗を流して協力いただいた方々※

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超絶長くなりましたが、総括すると、上手いこといきました。準備が不十分な中でも、いろいろな人にご協力いただけたことで、まずは48,000本をお届けできました。そして、賞味期限が6月6日という制限の中、その10日前までに発送がすべて完了できました。

この情報を全国津々浦々にお届けできたのは、やはり情報シェアのご協力をしてくださった日ごろから地域で多胎家庭の支援をされている方々のおかげです。本当に感謝でいっぱいです!そして、実際に液体ミルクを受け取った方々も、ご自身のSNSで発信してくださることで、どんどん広がりができていったのだと実感しています。

もし今後応援物資をされる方へメッセージを送るとしたら、以下の4点です。

①適切な作業場所の確保:物量に応じてスペースがあることは何よりの効率化になります。また物資がどのような荷姿で届けられるかによっても、運び入れやすい等が出てくるので、作業場所はスペースだけではなく立地も重要です。

②最低でも購入費用の負担を依頼:正直、無償ボランティアでするレベルではなかったです。それでもできたのは、ご協力いただいた方々の存在と設定数以上の申し込みには梱包材費用をもらうといった判断をした当法人代表の一言があってこそです。

③決済手段の複数対応:オンライン決済がスムーズにできる人、銀行振込しかできない人、どちらもできないから事務所に受取に来る人(要は無料対応)、事前に想定しきれないことが多いです。それが金銭の授受に関連するととても面倒です。だからこそ複数手段を事前に持っておくことをお勧めします。

④エクセルのスペシャリスト確保:フォームズというシステムはCSVファイルでダウンロード、ヤマトの伝票印刷はエクセルでアップロードでした。システムのUL/DLは、エクセルで対応していることが多いです。情報を一元管理しつつ、UL/DLフォーマットに柔軟に対応するためには、エクセルの使い手が必ず必要です。

以上、液体ミルク応援物資のまとめです。

最後までお付き合いありがとうございます。

 

すげーことやったんだなと思われた方、ぜひNPO法人つなげるの活動に応援よろしくお願いします。もっといろいろなことに取り組んでいきますので、寄付でのご支援いただけますととても嬉しいです。

 

NPO法人つなげる
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https://tsunagerunpo.com/support/kifu-new/
育児を、みんなで育てよう

 

2020年5月31日
NPO法人つなげる専務理事
大野 祐一

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